编者按：本文来自微信公众号 笔记侠（ID：Notesman），作者：若风，创业邦经授权转载
“deadline快到了，项目才推进一半。”
“计划一天的工作，结果被临时加派急活。”
“同样的工作时间，为什么自己总是效率低？”
你是否会有这样的烦恼：明明工作也很忙，但效率就是比别人低；计划的事情，永远不能准时完成和交付。
实际上，无法集中注意力、做事拖拉、效率低等问题，都是你用错了工作方法。
十一长假刚刚结束，重新回到工作岗位的我们，如何应对接下来的工作安排？怎么高效管理好自己的时间和精力？提高自己的工作交付能力？我们将在本文为您提供一些干货方法。
一、最高效的工作方式：专注目标，有所计划，用好工具
1.目标导向
假如你的老板正在飞机上，还有1小时落地，下来之后需要给客户做一个重要汇报，而你需要给他做一份PPT。
但因为你错估了时间，导致PPT草草做完，而且发现其中一些数据没有，你怎么办？
低效人士的做法是：疯狂地找数据，最后可能数据有了，然而PPT没有来得及做完，或者质量不高。
一般人的做法是：找人帮自己一起找数据。
而最高效的那些人，会根据老板此次汇报的目的，判断这些数据在其中的作用大小：
如果作用不大，那么就把时间花在完善重要页数、而不是找数据上，如果很关键，那么就找其他人帮忙，或者找一些替代数据。
这三类人之间的差距，其实就是任务导向与目标导向的差距。
高潜力的人才是有共性的，具备这些共性的人，几乎做什么都能做好，而不具备的，几乎做任何工作都会障碍重重。
这其中，有一项共性就是Result-driven（结果驱动）。
那些高产出的人，未必动作更快，而是更善于判断，什么事情对结果是最有效的，然后，用尽一切办法保证结果达成，而不是死守着原有的工作任务。
实际上，结果驱动不仅仅是一种工作习惯，更是一种思维方式。
比如，很多人喜欢问“如何快速了解一个行业？”
很多人可能就会不假思索的说“跟行业人聊天、看行业白皮书等等”。
但更好的回答方式是，是反问对方：“想要快速了解一个行业的目的是什么？是想要转行，还是想让领导看到自己的成长？”
甚至，还可以继续追问，也就是用“5why”分析法不断拆解目标。
当然，这并不是说一定要追问5个为什么，而是让我们时刻记住一个核心理念：现象的背后都有它的机制，需求背后有更大的需求。
2.统筹式工作
很多人在工作时，除了要面对职场人际关系带来的心累，还要应付领导随时安排的任务。
于是，在职场上，我们往往能看到，有些人整天风风火火、急得上蹿下跳、各种任务来回切换，但产出并不高。
而另一类人，他们做事专注、条理清晰、看起来很淡定，但最后，多困难的事儿都默默搞定了。
两者的差别就在于，第一类人总是应激式工作。
他们每天起来的第一件事，不是规划当天的工作，而是来一件事干一件事。他们并不是特别主动的去做，而是等，等别人催他，谁催就先干谁的事。
到了下班时间，发现还有很多事情没做完，而没做完的，可能又是最重要的，明天又会被催。
最后，陷入一个低效忙碌的死循环。
那什么才是高效的呢？统筹式工作。
真正的统筹式工作，有几个特征：
① 有计划地工作
为了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上刚到办公室，头脑清醒的时候，先梳理一下今天的主要工作内容有哪些，然后根据重要性（重要vs.不重要 ）、紧迫性（紧急vs.不紧急）划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰判断出，当天有哪些紧急而重要的事情，然后给出最大限度的时间来安排。
为什么要这么做？
因为我们大部分的工作并不创造价值，只有很少的工作会创造极大的价值。
举个例子：
作为伯克希尔哈撒韦的CEO，巴菲特从它的日程表上划掉了几乎所有CEO必须完成的任务：
他从不与分析师交谈(据巴菲特估计，一个典型的CEO有20%的时间会花在与华尔街分析师的交谈上)。
他很少接受媒体采访。
他不参加行业活动。
他几乎整个职业生涯都住在内布拉斯加州的奥马哈，一个纽约市外的地方。
他几乎不像典型的CEO那样参加任何内部会议。
重要的是，这些决定不是偶然发生的。做出这些决定，巴菲特需要不断地抵抗巨大的社会压力。
我们通过巴菲特的私人飞行员迈克尔·弗林特（Michael Flint），了解了巴菲特是如何应对分心和他应该承担的义务的。
巴菲特曾经给弗林特介绍过确定优先次序的三步走策略：
首先，巴菲特让弗林特在一张纸上写下他的前25个目标。
接下来，他让他选出前5个。到目前为止，没什么特别的。
最后，他让弗林特把那20个他没有选中的目标放在“不惜一切代价也要避免”的清单上。
在第三步，你会看到巴菲特在排定优先级上面的天才之处。在这一点上，大多数人只会专注于前5个目标，然后间歇性在其余的目标上投入精力。
但巴菲特没有。他建议弗林特：“不管怎样，这些事情都不应该引起你的注意，除非你已经成功地完成了前5个目标。”
巴菲特的策略有几个基本事实：20%的优先级任务会占据我们结果的80%。巴菲特最优先考虑的5个目标就是25个目标的20%。
对我们的时间真正构成威胁的，并不简简单单是哪些我们知道是错误的事情的干扰。相反，真正的威胁是那些“披着羊皮的狼”——这些活动让我们感觉自己在努力工作，但最终并不能改变现状。
记住，大部分人在80%的时间里都是做无用功，根本原因就是没搞清楚真正要解决的问题。
② 学会勇敢说“不”
但有时，领导或其他人临时交办的紧急事务，会占据你的时间精力，让你无法聚焦工作重点。这时，我们该怎么办呢？
你需要学会勇敢说“不”，但不能直接这样说，需要根据不同的场景来应对：
第一种情况，领导给我们安排的工作，是他自己突发奇想或者一拍脑袋想出来的，我想大家多少都会体会过。这就存在一个问题：这个临时起意的工作，领导可能没有提前进行全盘考量，没有进行全面思考。
这导致他在提出来的时候并没能预估出下属为了完成这个任务，要拆分成多少繁琐的步骤，要耗费多少口舌沟通，要克服掉多少困难麻烦。
这时，我们要从全局的角度来思考这个工作，敏锐的探查到如果要落实领导的意图，可能会出现的问题和难点。
最后，让领导意识到这件“哦，原来这项工作这么麻烦啊…”通常这种情况下，领导会暂缓这项工作，或者先让你了解一下情况。即便要做，他也可能会重新调整决策，给这个任务匹配更多人手和资源。
第二种情况，领导已经想清楚了，但就是需要一个人来执行，这时，我们就可以直接告诉领导，目前自己手上有几件重要且紧急的事情，如果现在需要接下这个临时事务，就会耽误其他事情，让领导帮你替换任务优先级或帮你做手上的事。
但如果任务比较简单，也不是十万火急，你就可以快速用关键词记在笔记本上，不需要任何思考，然后马上回到刚才的任务，做完再看笔记本。
③ 学会使用计划表
首先，我们要先做出月计划，让你无法集中注意力的任务的意义和价值是什么，在此基础上，确定每天应该集中精力完成的任务。
第一步，目标
从不能集中注意力去做的任务中，选出对自己来说最重要的任务并将其写下来。
第二步，重要度检查
写出要完成上述任务最重要的理由。
以“完成企划书”为例，有的人可能会写“为公司做贡献”这种大的理由，也有人会写“为了赚钱”或“在公司里获得好评”这种小的理由。什么理由都可以，请直面自己的内心。
第三步，具象想象
将第一步中的目标转换成更加具体的、更容易被记住的内容。
例：
“完成企划书”转换成“把企划书交给上司以后可以松一口气并去看电影”
“每天跑步”转换成“每天跑步增强体魄，总是头脑清醒地完成工作”
这个步骤是为了解决“野兽难以理解抽象事物”的问题。如果目标一直是抽象的，野兽就无法理解目标，人们也就没有干劲。
关于“具象想象”的效果，有一项比较有名的研究。这项研究以加利福尼亚的医院员工为研究对象，研究团队将医院员工分成两组，分别给这两组员工设置抽象目标和具象目标。
抽象目标，让所有患者都能得到最好的治疗。
具象目标，能让所有患者都自豪地对朋友说“那家医院是最好的”。
一段时间后，研究团队调查了各家医院的情况，结果和预想的一样，拥有具象目的医院员工的注意力比以前集中了，患者的满意度也明显提高了。
在进行具象想象的时候，有两点需要注意。
a.不要用专业术语
不要说“建设更加可持续发展的社会”，而要用“建设混合动力汽车变多的社会”这样的表达。
b.不要用数字
不要说“一年瘦10千克”，而要用“能穿上20多岁时买的牛仔裤”这样的表达，后者的效果更好。
第四步，反向规划
在这一步中，需要设定在完成最终目标前需要完成的子目标和完成子目标的日期。要注意的是，不是以通常的从现在到未来的方式设定目标，而是从最终目标开始倒推，设定短期目标。
例：
具象目标，把企划书交给上司以后可以松一口气。
反向规划，在交企划书的前一天把企划书再看一遍→在交企划书的三天前完成企划书→在交企划书的三天前完成企划书→在交企划书的五天前提出解决方案→在交企划书的七天前完成调查
对于应该设定多少个子目标没有明确的标准，一般来说，设定3～5个子目标为宜。当达成最终目标需要1年甚至更久的时候，请每隔2～3个月设定1个子目标。
对于只对眼前的回报感兴趣的野兽来说，“遥远的未来”是模糊的概念。很多人只有快到截止日期时才能集中注意力，因为他们对“遥远的未来”这种抽象的东西不感兴趣。
如果用从现在到未来的方式设定子目标，野兽就会感觉离最终目标越来越远，从而失去干劲。以终为始，从未来开始倒推设定子目标的话，野兽就会有一种回报近在眼前的错觉，会更有动力。
第五步，每日任务设定
请从“反向规划”设定的子目标中选出离最终目标的截止日期最远的子目标，思考要完成这个子目标，每天需要完成什么任务。
例：
子目标，在截止日期七天前完成调查和分析
每日任务，对专业人士进行访谈，从网上收集必要的资料，阅读收集的资料等
以上就是月计划表的填写方法。这张表并不是填一次就可以了，我们需要根据项目的情况定期修改。其中修改最多的是“每日任务设定”。
当你不能集中注意力的时候，把任务再分解成2～3个子任务。把大任务分解成一个个小任务，任务的难度就会降低，人们也更容易有即将获得回报的感觉。
第六步，对比目标与障碍
写出在完成每日任务时可能会发生的问题。例如，如果每日任务是“在跑步机上跑1千米”，至少写出一个会妨碍你完成此任务的因素，如“工作太累，不想跑了”“想去看电视”等。想不出障碍因素的时候，请思考下面这些问题：
有没有什么想法会妨碍你完成任务？
有没有什么行为会妨碍你完成任务？
有没有什么习惯会妨碍你完成任务？
有没有什么惯性思维会妨碍你完成任务？
有没有什么情绪会妨碍你完成任务？
这一步用的是“心理对比”的技术。心理对比技术是指在达成目标的过程中，不但要想象目标实现后的美好感觉，还要思考实现过程中可能遇到的障碍和困难。
第七步，提问
对于在第一步中选择的每日任务，分别设定相应的“提问”。请把每日任务的内容转换成以下格式。
[自己的名字]在[时间]在[地点]执行[每日任务]了吗？
例：每日任务，修改企划书
提问，山田太郎上午9点在公司坐在自己的座位上修改企划书了吗？
自己的名字可以写全名，也可以用昵称，只要知道这些问题是在问自己就可以。
把任务变成“提问”形式，是基于一种叫作问题-行为效应的心理现象，它表示疑问句比陈述句更有影响力。
“提问”之所以能提高专注力，是因为疑问句对野兽的号召力更强。例如，看到“明天要跑步”这样的任务时，野兽虽然能理解句子的意思，但它不能完全明白这件事是“自己的事情”。
而“明天去跑步吗”这样的疑问句中有能调动我们行动积极性的要素。被提问的野兽会反射性地开始寻找答案，在你没有意识到的时候，野兽就已经把“明天去跑步”当作自己的事情了。
在“提问”中设定“时间”和“地点”是使用了设定执行意图这一技巧。设定执行意图是指写出什么时间、在哪里、打算怎样执行特定的任务，其效果已被数百项研究证实。
如果不给每日任务规定“时间”和“地点”，野兽就无法理解自己什么时候该行动，就会尽可能地拖延。
3.善用工具
“懒癌”是第一生产力。仔细盘点一下，我们哪样创新不是因为懒呢？
不想走路，有了汽车；不想爬楼，有了电梯；不想打扫，有了扫地机器人……
工作中的大部分事情，并不是一次性的，而是持续的，那么就可以在第一次做的时候，搭好框架。
比如，每周要做的数据分析，这个事情是重复性的，所以高效的做法是：建一张excel表格，把固定需要分析的参数都做好公式，每周只需要把导出来的源数据贴进去，刷新之后参数就出来，然后只需要看参数来得出结论。
再比如，通过AI工具，帮我们来拓展思路、生成图片、生成音频、生成视频等等。
当然，这里所说的“偷懒”，不仅是善用工具，还包括善用他人。
比如，你从来没做过数据分析，那么就先去找找前人怎么做的；
再比如，去运营社群，摸索出一套群主激励机制，比你自己去做群主，要高效得多。
二、投入工作，先学会人事分离
当然，即使我们做好工作规划，在执行中，我们还是常常会感觉到心累。
人际关系、内卷严重、压力大，是大家不想工作的主要原因。干活再累，睡一觉，歇两天就好。
可一旦陷入与人的纠缠，“做梦都想摆脱那群难缠的客户和同事”，那种心累，却着实难以消解。
所以，在做工作规划前，调整好心态是基础。
网上有条评论：“对事不对人，是每个人都可以做到的最高温柔。”
在职场中也是如此，只有摆脱无意义的关系内耗，专注做自己的事，才是打工人的明智选择。
具体来说，需要做好以下三点：
1.做事在前，情绪在后
马东曾在《十三邀》里分享过一个观点：职场上最宝贵的品质，是做到“事在人先”。
意思就是，先把事放在首位，再考虑其他，这样就可以避免外界带来的情绪和心力消耗。
董宇辉做客央视《青春大课》时，说起过早前的一段经历。
刚上大学那会儿，由于害羞腼腆，再加上一口标准的乡村口音，常常不自信，上课都会躲在角落。
结果，有一次被老师点名，回答问题后，老师评价说：“董宇辉，我能清楚地从你的英语中，听出来你的老家在哪里。”
本来就紧张焦虑，这一下，董宇辉更羞愧难当了。
为了改变自己，他每天都苦练英语，有时候也很沮丧，苦恼自己怎么发音方言味这么浓重。
但是他后来发现不影响，因为世界各地的英语都有它的口音。你去澳洲，那里的人说话跟袋鼠一样；你去英国，南北不同，东西不同，大家口音都不同。
每个人说话都有每个人的方式，重点是表达清楚你的思想，然后流畅且准确。
想通这一点，事就顺了。后来，练着练着，他的英语表达逐渐自如，开始能完整通顺地表达了。
所以，你看聪明人，能够把“事”和“我的情绪”分开。
简单来说，就是强者心里全是事，弱者心里全是我。
职场上的高手，每天想的都是解决问题，而不是被情绪牵着鼻子走。
2.有效沟通，拒绝内耗
心理学上，有个著名的“公交车实验”。如果人生是辆公交车，你是司机，当上来一些咒骂你的乘客，你会怎么做？
吵完才走，耽误行程，忍气吞声，又太懦弱。最好的做法，就是平复心绪，有效沟通，如果话不投机，再不予理会。
这点，同样适用于工作中。与人产生摩擦，只顾着生闷气，胡想乱猜，一点用没有。倒不如本着解决问题的原则，摆事实讲道理，尝试着开启合作。
很多时候，积极有效的沟通，才是破解职场内耗的秘诀。
3.少关注别人，多关注自己
心理学家阿德勒，有个理论，叫课题分离。
意思是，与人交往，要分清各自的课题。
比如，别人怎么评价你，那是他的课题，而怎么做好事，是你课题。
比如，别人业绩如何，和你并无关系，怎么提升自己，才是你要考虑的。
再比如，别人刁难你、孤立你，那是他品行有失，而你怎么突出重围，是你的本事。课题分离的本意，其实就是少关注别人，多关注自己。
工作中，精进自我，增长本领，远比每天盯着别人的举动，有用得多。
三、结语
长假回来，“收心”是关键。
而节后开工，最佳状态是：只做事，少管人；做好规划，勤复盘。
上班前，首先要根据轻重缓急将工作进行排序，思考今天最重要的几件事是什么，没有完成这几件事之前，坚决不做其他小事。
下班后，及时复盘今天的时间都用在了哪里？为什么会这样？如果这样高效，如何坚持？如果低效，如何改变？
周而复始，坚决执行。相信，你会迎来更快的成长。
参考资料：
1.《累死你的不是工作，而是工作方式》，华谋咨询股份；
2.《致不想上班的你：工作最好的状态，是人事分离》，帆书 原樊登读书；
3.《不想浪费时间，你就要深度工作》，笔记侠；
4.《如何拥有超强的专注力？》，笔记侠；
5.《高手都是这样实现目标的》，身边的经济学。
本文为专栏作者授权创业邦发表，版权归原作者所有。文章系作者个人观点，不代表创业邦立场，转载请联系原作者。如有任何疑问，请联系editor@cyzone.cn。
